¿Cuánto espacio debe haber en la oficina por persona?

¿Sabías que en tu empresa debes cumplir con un espacio de oficina por persona mínimo? Para cuidar de la salud laboral de los empleados es indispensable cumplir con una serie de requisitos que garanticen que cada trabajador cuenta con el espacio suficiente para desarrollar su labor diaria ergonómicamente. Descubre cómo distribuir el espacio de tu oficina para garantizar el bienestar de tus empleados y el cumplimiento de la normativa.

Requisitos legales respecto a metros cuadrados en la oficina

En una oficina, uno de los elementos que se valoran a la hora de considerar unas condiciones laborales de calidad es el espacio de oficina por persona, ya que son muchas las horas que cada empleado pasa en él durante el desempeño de su actividad profesional.

Si el espacio no reúne las características necesarias en cuanto a dimensiones, forma y ambiente, esto afectará de manera negativa al trabajador y, en consecuencia, a su productividad y también a su salud laboral.

El encargado de velar por que los trabajadores desarrollen su actividad en las mejores condiciones físicas y mentales posibles es el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT), que depende del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

Y la normativa que regula cuáles son las condiciones mínimas de seguridad y salud en el lugar de trabajo es el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril.

Esta ley establece que “las dimensiones de los locales de trabajo deberán permitir que los trabajadores realicen su trabajo sin riesgos para su seguridad y salud y en condiciones ergonómicas aceptables”. Para garantizar esto, cada trabajador debe disponer de una disponibilidad mínima de espacio libre:

• Altura libre: 3 metros, reducibles a 2,5 metros en caso de locales comerciales, servicios, despachos y oficinas.
• Superficie libre en planta: 2 metros cuadrados por trabajador.
• Volumen de espacio libre: 10 metros cúbicos no ocupados por trabajador.

Este espacio mínimo en la oficina por persona debe tenerse en cuenta en la construcción y en el diseño de los espacios de trabajo.

¿Cuál es el espacio mínimo en la oficina por persona?

La citada legislación también establece que la separación entre los elementos materiales en el puesto de trabajo debe ser suficiente para que los trabajadores puedan desarrollar su labor diaria en condiciones de seguridad, salud y bienestar. ¿Pero cuánto es un espacio suficiente?

Según los expertos, lo más aconsejable es que cada empleado cuente con 14 metros cuadrados de oficina, incluyendo la parte proporcional de las zonas comunes. Esto significa que, para el trabajo individual, cada empleado debería contar con entre 3 y 4 metros cuadrados (3,5 metros cuadrados sería lo ideal). Este es el espacio mínimo por trabajador en oficinas que sería recomendable.

La normativa matiza que si el espacio libre no permite libertad de movimientos al trabajador por razones inherentes al puesto de trabajo, deberá contar con espacio libre adicional suficiente en las proximidades de su puesto de trabajo.

Además, la ley incluye una serie de recomendaciones ergonómicas para fomentar la salud de los trabajadores.

Consejos para distribuir el espacio mínimo por persona en oficina

Para cumplir con los requisitos legales de espacio mínimo por persona en la oficina, es clave realizar una eficiente distribución de elementos. Esta puede ser abierta, cerrada o combinada, dependiendo del tipo de empresa y de trabajo al que nos refiramos, y también de las dimensiones de la oficina en sí.

¿Cómo optimizar los espacios? Aquí tienes algunos consejos:

• En oficinas grandes, la tendencia son los espacios abiertos, diáfanos y minimalistas, que dan una mayor sensación de amplitud. Al tener un mobiliario de oficina menos cargado, es más fácil cumplir con el espacio mínimo de oficina por trabajador.
• Para dar privacidad en determinados espacios, se puede optar por tabiques móviles, mamparas, paredes de cristal, paneles modulares, etc. Es importante buscar el equilibrio entre los efectos positivos de los espacios abiertos, la necesidad de privacidad de determinados departamentos y el cumplimiento de los requisitos de espacio mínimo en la oficina por trabajador.
• En oficinas pequeñas, los puestos de trabajo compartidos o colaborativos son una buena solución para aprovechar el espacio al máximo.
• Cuando no son imprescindibles, la eliminación de tabiques genera un espacio por empleado mayor y más abierto.
• Las áreas de descanso o esparcimiento son esenciales y es importante que sean espaciosas, cómodas y luminosas para que los empleados puedan tomar un café o almorzar y despejarse durante unos minutos.
• El mobiliario es clave para contribuir a la ergonomía en el espacio de trabajo y cuidar de la salud laboral de los trabajadores. Mejor invertir en sillas de oficina cómodas y duraderas y espacios de almacenaje suficientes que afrontar bajas laborales por molestias en la espalda u otras patologías que pueden ser consecuencia del trabajo diario.
• Ten en cuenta el aforo antes de tomar cualquier decisión sobre la distribución de tu oficina, es decir, el número total de trabajadores que desarrollan sus funciones en la oficina cada día. Esto te ayudará a distribuir el espacio más adecuadamente.

Recordemos que el espacio mínimo con el que cuenta cada trabajador no solo puede tener consecuencias legales sino que, además, tiene una gran influencia en la productividad de los empleados.