4 conselhos para organizar o seu espaço de trabalho

Agora já conhece os truques para manter a sua mesa de trabalho e a sua zona de trabalho organizadas de uma vez por todas.

Embora todos sonhem com espaços ordenados e organizados tal como se vê nas fotografias, a verdade é que, no momento de gerir a zona de trabalho, muitas delas apresentam problemas.

Parece fácil, mas, na verdade, manter a ordem requer uma certa disciplina que nem todos conseguem ter. Porque é que isto acontece? Por muitos motivos:

• a pressa;
• a acumulação de demasiadas tarefas;
• informação que apontamos num sítio e vamos acumulando em post-its;
• não temos tempo suficiente para organizar o que precisamos e o que não precisamos.

Estes são alguns dos milhares de motivos pelos quais a maioria das pessoas tem problemas de gestão do seu espaço de trabalho.

Mas é precisamente para isso que estamos aqui e, por isso, vamos ajudá-lo com estas 4 dicas e conselhos definitivos para manter a sua mesa ou espaço de trabalho organizados e poder gabar-se disso aos outros.

1.   Mantenha apenas o imprescindível na sua mesa de trabalho

Costumamos guardar ou deixar todo o tipo de coisas sobre a nossa mesa, sobretudo se estivermos em teletrabalho: roupa, acessórios, o portátil, o ecrã, o teclado, um envelope com canetas, dois cadernos, um enfeite, um presente do(a) nosso(a) parceiro(a), etc.

Isso não tem mal nenhum se a sua mesa não for destinada ao trabalho. Contudo, as coisas mudam de figura se pretende que esse seja o seu espaço para levar a cabo o seu dia de trabalho. A sua mesa de trabalho deve estar limpa e ter apenas o indispensável para poder desenvolver as suas tarefas com fluidez.

Ou seja, se trabalha com um computador portátil, apenas deve ter à mão isso mesmo e, no máximo, um suporte físico para anotar os elementos (post-its ou um caderno). Dispense tudo aquilo que não utiliza.

E, obviamente, se estiver em teletrabalho, esvazie a sua mesa de tudo o que estiver relacionado com o trabalho. O facto de acumular elementos que não têm a ver com a sua atividade fará com que esteja permanentemente distraído e com que se sinta fora de contexto, levando a que a sua atenção e produtividade diminuam consideravelmente.

2.   Cada coisa no seu lugar

Se precisa de gerir um grande volume de dados ou precisa de tomar notas e organizar documentos com regularidade, tenha espaços determinados dentro da sua mesa que estejam associados a uma coisa em particular.

Por exemplo: se trabalha como desenhista, arranje um organizador de lápis e canetas ou vários frascos para classificar as suas cores e misturas.

Se, pelo contrário, gere documentos, arranje um arranje um armário com gavetas de escritório ou um organizador que permita classificá-los por tipo, ordem alfabética, frequência de utilização ou origem. Desta forma, será muito mais fácil encontrar o que precisa depois.

Uma dica extra: etiquetar os seus pertences ou as suas capas facilitar-lhe-á muito a vida. Arranje uma boa máquina de etiquetar e coloque o nome em todos os frascos ou armários com gavetas. Não só por si, mas também para o caso de um colega ou pessoa precisar de encontrar alguma coisa sua – ambos pouparão muito tempo.

3.   Mantenha a sua mesa ou espaço de trabalho limpo

A limpeza fará com que se sinta mais confortável com o espaço que ocupa. Além disso, evitará manchar outros elementos, como cadernos, teclados ou ecrãs.

O cheiro a limpo também cria uma sensação agradável, como o recém-estreado, e o cérebro humano gosta muito dessa falsa sensação de que vamos utilizar algo novo. Dá uma pequena descarga de dopamina, a hormona da felicidade, o mesmo que acontece quando cheiramos um caderno novo ou retiramos um telemóvel recém-comprado da caixa.

4.   Certifique-se de que tem espaço suficiente

Se trabalha num escritório, ser-lhe-á normalmente atribuído um lugar baseado na tarefa que irá desempenhar e no que os seus colegas já têm, pelo que normalmente será adequado a si.

Contudo, as coisas mudam de figura quando está em teletrabalho. Nesta situação, tendemos a "sobreviver" e a conformar-nos com um espaço pequeno ou um canto onde mal nos podemos mover.

Isto tem efeitos nefastos para si, uma vez que, se a sua zona de trabalho não o motivar, for pequena e não o deixar desenvolver-se, não só desempenhará pior o seu trabalho, como também perderá a motivação mais do que necessária para continuar e sofrerá lesões.

Certifique-se de que tem uma boa cadeira ergonómica para poder passar longos dias de trabalho sentado sem dores e uma mesa de trabalho espaçosa e resistente que suporte peso e com materiais de qualidade. Depois, comprove os efeitos por si mesmo.

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