6 étapes pour organiser des réunions de travail efficaces

Découvrez les 6 étapes clés pour organiser des réunions de travail efficaces qui se traduisent par une plus grande productivité et une meilleure utilisation du temps.

Aujourd’hui, dans n’importe quelle profession, vous êtes souvent obligé de travailler et de collaborer avec d’autres personnes pour atteindre les objectifs. Cela implique toujours l’organisation de réunions mensuelles ou hebdomadaires pour échanger sur des questions en suspens, des processus qui fonctionnent (ou pas), des projets en cours et des projets futurs, etc.

Cependant, de nombreux professionnels se plaignent régulièrement que ces réunions sont tout sauf productives. En effet, depuis la pandémie de la COVID-19, les réunions en ligne sont devenues un must et beaucoup signalent une perte de productivité et de temps qui pourrait être réduite grâce à un simple rapport ou un e-mail.

Si vous êtes également confronté à ce problème, découvrez maintenant avec ChaiseBureau365 les 6 clés pour ne pas perdre de temps et organiser des réunions efficaces qui vous permettront de faire avancer vos projets avec vos collègues.

1ère étape : définir l’objectif de la réunion

De manière générale, dans la vie de tous les jours, il est nécessaire d’avoir un objectif clair, mais c’est encore plus important en ce qui concerne les réunions d’équipe.

Vous avez sans doute plus d’une fois participé à une réunion et fini par avoir des conversations hors-sujet qui faisaient durer cette rencontre plus longtemps que prévu.

C’est pourquoi définir l’objectif principal que vous souhaitez atteindre en réunissant ces personnes est fondamental pour bien gérer votre temps mais également celui des autres.

Un autre détail : communiquez l’objectif de la réunion à tous les participants. Ainsi, tout le monde saura pourquoi cette réunion se tient et pourra s’y préparer.

2ème étape : dresser une liste des points du jour

Si la réunion est une mise au point, l’idéal est de dresser une liste des points clés à aborder durant la réunion et de s’y tenir.

Beaucoup aiment bien rédiger un petit résumé à côté de ce point. Par exemple : si vous notez que vous devez parler d’« analyse des données », ajouter à côté « montrer le rapport PowerPoint des 6 derniers mois » peut vous aider.

3ème étape : établir un timing

En matière de techniques de productivité telles que le time blocking ou la technique Pomodoro, il est essentiel de définir les heures que vous allez passer sur la réalisation de certaines tâches.

En ce qui concerne les réunions d’équipe, définir un horaire de début et de fin vous aidera à mieux vous organiser et permettra aussi à vos collègues de bloquer ce temps dans leur agenda.

Il est important que ce temps soit fixe et ne soit modifié sous aucun prétexte. La ponctualité et le respect de l’heure de fin sont donc essentiels. C’est une façon d’obliger à synthétiser pour atteindre les objectifs.

Dans le monde des méthodes agiles comme Scrum, des périodes de 10 minutes sont bloquées afin d’échanger sur certains processus, ce qui oblige à synthétiser et à définir des objectifs très rapidement.

4ème étape : inviter les personnes vraiment utiles

Lors de réunions d’équipe, il n’est pas rare de voir que trop de personnes qui n’ont pas grand-chose à apporter, si ce n’est écouter ce qu’il y a à dire, sont invitées.

Ce n’est pas une mauvaise chose en soi, mais s’il ne s’agit pas d’un sujet sur lequel doit débattre toute l’équipe, il est plus efficace de désigner seulement quelques participants. C’est une façon de gagner en agilité et de ne pas faire perdre de temps aux autres.

5ème étape : assurez-vous d’avoir le matériel nécessaire

Si vous devez réunir plusieurs personnes, veillez à ce qu’il y ait des chaises de bureau pour tout le monde. De même, si vous devez les faire participer à un vote ou leur montrer un rapport, assurez-vous d’avoir tout le nécessaire : projecteur, ordinateur portable, câble HDMI, papier, stylos, notes adhésives, etc.

6ème étape : faites toujours un résumé final

Une fois la réunion terminée, envoyez un e-mail à tous les participants avec les points traités durant cette dernière, les conclusions tirées et, surtout, les prochaines étapes à suivre pour poursuivre le travail.

Ces résumés sont particulièrement utiles, non seulement pour rafraîchir la mémoire des participants, mais également pour informer les personnes qui n’ont pas pu participer à la réunion ou dont la présence n’était pas nécessaire. Tout le monde sera informé en un seul clic.

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