Herramientas imprescindibles para el teletrabajo

Descubre cuáles son las herramientas imprescindibles para el teletrabajo que no pueden faltarte a la hora de iniciar tu trabajo desde casa. Esta es la forma de asegurarte que todo funcionará bien y tus resultados serán óptimos.

Para llevar a cabo las actividades del día a día y alcanzar las metas propuestas teletrabajando, resulta de gran ayuda contar con las herramientas imprescindibles para el teletrabajo. Herramientas de apoyo para garantizar el real cumplimiento de nuestros objetivos. Contar con plataformas para comunicarse, trabajar de forma segura y tener una jornada productiva son básicas y hoy vamos a revisar algunas de las más interesantes.

Para trabajar en remoto existen plataformas, programas y aplicaciones que facilitan la interacción entre los miembros del equipo. Pero además presentan la oportunidad de poder concretar proyectos, editar y compartir archivos en tiempo real. Así como guardar y proteger contraseñas, impulsar los niveles de productividad desde la asignación de tareas, entre otras características y funciones que te serán de mucha ayuda si tienes que teletrabajar.

Contar con una buena silla y un correcto espacio de trabajo

Para empezar a teletrabajar también es importante contar con el espacio adecuado y una silla correcta. La herramienta más importante, seguramente sea la silla de teletrabajo.

En la mayoría de hogares no contamos con el mobiliario adecuado y esto puede provocar a largo plazo dolencias de espalda y problemas derivados de una mala postura. Un correcto espacio de trabajo puede evitarnos problemas a largo plazo. Y facilitar que pasemos las ocho horas de trabajo de forma cómoda. Y es que la mayoría de personas no disponemos de un espacio adecuado para trabajar durante tantas horas. Por ello, antes de todo, revisa tu espacio de trabajo y especialmente tu silla. Invierte en una buena silla ergonómica piensa que es una inversión en ti, en tu salud y que te durará mucho más tiempo.

Silla Ergohuman Plus

Herramientas imprescindibles para el teletrabajo: organización

Entre tantas aplicaciones y plataformas puede que unas compartan funcionalidad y otras sean útiles para alcanzar un objetivo específico. Por ejemplo, entre las herramientas para desenvolverse desde casa organizadamente en una jornada laboral típica de una oficina, herramientas como Trello y otras similares serán ideales para culminar con éxito cada día laboral.

Trello: si se trata de gestionar proyectos este software con interfaz web es el indicado. Pues permite trabajar de forma colaborativa, organizando proyectos, ideas, tareas y archivos. Esta herramienta cuenta con una versión gratuita básica y una versión de pago con precios desde USD 13/mes.

Active Collab: esta es otra de las herramientas de gestión de archivos que resulta útil para trabajar a distancia. Su versatilidad permite a sus usuarios llevar a cabo varias tareas sin requerir plataformas adicionales. Permite gestionar proyectos con participación grupal en tiempo real sin importar la ubicación de los miembros. Pero también emitir facturas, generar informes, controlar tareas, compartir imágenes y documentos, entre otras funciones. Aunque no cuenta con una versión gratuita, ofrece una prueba gratis y su versión de pago que tiene un costo básico de 6,3 dólares mensuales.

Asana: una de las mejores herramientas para comunicarse y trabajar en equipo. Permite a través de la gestión de proyectos organizar listas de tareas, compartir archivos, planificar estrategias y monitorear los avances que se concreten hasta finalizar el proyecto. Para un equipo de 15 personas la versión gratuita de Asana es recomendable. Si el equipo está conformado por un número mayor de miembros se debe tomar la versión de pago que tiene un costo entre USD 11,00 y USD 25,00.

Más herramientas que te ayudarán con la organización

Microsoft Teams: cuando se conforma un equipo en esta plataforma automáticamente se genera un tablero que ofrece una serie de funciones que permitirán que el equipo trabaje desde casa seguro. Organización de reuniones, gestionar archivos, chatear, entre otras actividades son las que cualquier equipo podrá llevar a cabo en esta plataforma. A ella se puede acceder con una suscripción gratuita o una suscripción de pago de Office 365.

Discord: este software libre de pago es ideal para comunicarse a través de canales de video, texto y voz con excelente calidad y sin interrupciones. También permite compartir imágenes y reunir entre 5 o 500.000 miembros ubicados en cualquier parte del mundo. Es una plataforma gratuita que se monetiza a través de dos opciones de personalización. A través de las cuales ofrecen a sus usuarios la posibilidad de tener etiquetas y avatares personalizados. Y también mayor capacidad de descarga o acceso a una amplia biblioteca de juegos, entre otros beneficios a cambio de una tarifa mensual por suscripción.

Monday: si de gestionar proyectos se trata y se requiere hacerlo de forma remota, este sistema operativo es recomendable pues permite desarrollar proyectos, procesos y tareas en un entorno seguro. El sistema es ideal para planificar, organizar, asignar tareas, monitorear avances y posibles fallas, sin requerir herramientas adicionales para hacerlo. Monday cuenta con una versión de prueba de 14 días y pasado este tiempo tiene un costo básico de USD 39,00 por mes con facturación anual y que puede variar de acuerdo a la cantidad de miembros, entre otros aspectos.

BaseCamp: esta herramienta basada en la colaboración y el trabajo en equipo permite organizar proyectos de forma práctica a través de un dashboard. Mediante este se hace posible pautar fechas de entrega de tareas, planificar los objetivos de un período de tiempo establecido en el calendario, asignar tareas, compartir archivos, entre otras funciones.

Herramientas para comunicación online

Para trabajar de forma remota es necesario contar con una lista de herramientas de trabajo que permitan comunicarse sin importar el lugar en el cual se encuentren los miembros del equipo. Lo ideal es poder hablar, verse las caras y compartir ideas sin que la distancia se perfile como un obstáculo o barrera. Herramientas como Microsoft Teams, Slack y Google Meet son las opciones más recomendables para mantener la comunicación efectiva entre los miembros del equipo.

Microsoft Teams: esta herramienta es ideal para comunicarse de forma privada o colectiva con los miembros del equipo. Pero también para llevar a cabo reuniones y videoconferencias con más de 10.000 personas. Esto podremos hacerlo aprovechando las bondades de su funcionalidad y establecer contacto a través de una llamada desde el sistema telefónico. También puedes invitar personas que requieran tener presencia en determinados momentos o eventos aunque no formen parte del equipo.

Skype: para comunicarse a distancia esta ha sido durante años una de las plataformas más populares. Ya que gracias a la posibilidad de establecer contacto a través de texto, voz y video los usuarios pueden sincronizar conversaciones. Pero también grabar llamadas, compartir archivos, realizar llamadas telefónicas, entre otras funciones que pueden representar un costo bajo si no se cuenta con conexión wifi.

Más herramientas que te ayudarán con la comunicación

Google Meet: esta plataforma llegó para transformar la forma de comunicarse a través de Google Hangout. A nivel empresarial o profesional permite crear salas de reunión virtuales e incluir una cantidad considerable de personas. También es posible conectar con el calendario Google y el buzón de correo electrónico Gmail y compartir pantallas para mostrar diapositivas y otros archivos. Para tener acceso a Google Meet era necesario contar con una membresía en Google Suite, actualmente la herramienta es gratuita.

Slack: conversaciones fluidas a través de canales, seguimiento de conversaciones, historial de mensajes, videollamadas, llamadas de voz, pantallas compartidas o seguridad para los datos. Estas bondades son características de esta herramienta de comunicación grupal que permite a las empresas y a los equipos poder comunicarse y trabajar de forma productiva a través de solo una plataforma. Slack tiene una versión básica y gratuita y tres versiones de pago con mayor número de funciones y precios desde los USD 6,67.

Herramientas imprescindibles para el teletrabajo: videoconferencias

Microsoft Teams: con una licencia adecuada, Microsoft Teams es una de las mejores plataformas para comunicarse. Así como para llevar a cabo videoconferencias de forma sencilla, segura y sin interrupciones. A través de esta herramienta será posible establecer contacto entre los miembros del equipo, conectarse con video y audio de alta resolución y calidad.

Skype: este software creado para conectar personas a través de texto, video y voz está cifrado de extremo a extremo. Los usuarios pueden conectarse con diversas personas en simultáneo de forma segura. Y sin poner en riesgo la privacidad de los datos que se revelan durante la videoconferencia. Se pueden incluir hasta a 50 personas ubicadas en cualquier punto geográfico

Google Meet: Para trabajar desde casa seguro y compartir a través de videoconferencias con equipos hasta de 30 personas durante una hora sin interrupciones. Sin importar su ubicación geográfica esta aplicación es una de las más recomendadas. Google Meet se tomó bastante en serio la seguridad y la confidencialidad de los miembros. Por lo que además de contar con un cifrado de contenido, para participar en las videoconferencias los miembros deben estar debidamente identificados. Ya que no se permite el ingreso de anónimos a las salas virtuales.

Más herramientas imprescindibles para el teletrabajo si tienes que hacer videoconferencias

Zoom: en la lista de herramientas de trabajo para videoconferencias, sin duda, una de las más populares es Zoom. Y es que a través de esta plataforma se presta uno de los mejores servicios de videoconferencia para reunirse con otras personas de forma remota. Además de esto, esta plataforma permite grabar las sesiones realizadas y tener chats en vivo durante el desarrollo de las mismas. Con un plan de pago se pueden incluir en una sala hasta a 500 personas. Mientras que de forma gratuita se pueden realizar videoconferencias con 100 personas y 40 minutos de duración.

WhatsApp Messenger: esta aplicación para teléfonos móviles cuenta también con una plataforma para conversar desde un ordenador. Pero se pueden también compartir documentos, grabaciones de audio, videos, entre otros. Esta aplicación está protegida mediante encriptación de contenido y permite hacer videollamadas hasta con ocho personas.

Facebook Messenger: aunque una persona no cuente con un perfil en Facebook puede ingresar a esta plataforma y hacer videollamadas a través de ella.  Solo es necesario registrarse con su número de teléfono en Facebook Messenger y tener así conversaciones cifradas y videollamadas hasta con 6 personas. Si se trata de llamadas de voz pueden incluirse hasta 50 personas de las cuales solamente 6 podrán usar la cámara para video.

Herramientas para guardar archivos

Los dispositivos físicos de almacenamiento no resultan eficientes cuando se trata de respaldar información. La necesidad de acceder a la información desde cualquier ubicación de forma segura y con copias de seguridad han fomentado la aparición de servicios y plataformas para guardar una cantidad prácticamente ilimitada de archivos y documentos.

Google Drive: aloja archivos y permite el acceso a ellos a través de ordenadores, teléfonos inteligentes, tablets, cualquiera que permita tenerlos al alcance de la mano. 15 GB gratuitos de almacenamiento es la capacidad que ofrece Google Drive a sus usuarios para almacenar imágenes, videos, documentos y demás archivos. También permite escanear documentos físicos y acceder a imágenes y archivos aún sin contar con conexión a internet

Dropbox: este servicio de alojamiento ofrece a sus usuarios 2 GB iniciales de capacidad para almacenar sus archivos. Invitándole a lograr que otras personas se unan y también creen una cuenta en la plataforma a cambio de 500 MB por cada persona que se una, esto hasta alcanzar 16 GB de capacidad. Esta es una de las mejores herramientas de gestión de archivos. Pues permite almacenar los archivos en un lugar seguro y acceder a ellos de forma fácil. Así como sincronizar otras herramientas como Slack y Zoom para trabajar con todas en simultáneo.

OneDrive: si se trata de almacenamiento, este servicio se perfila como una de las mejores herramientas para el respaldo y alojamiento de archivos. Concede a sus usuarios 5 GB de capacidad para guardar sus documentos y, en algunos casos, como hojas de cálculo, es posible editarlos desde la plataforma.

Herramientas para almacenar contraseñas

Aplicaciones como Password, LastPass, KeePass y Dashlane se perfilan como las mejores herramientas, y las más populares, cuando se trata de almacenar y proteger contraseñas. Aunque algunos de estos gestores de contraseñas son versiones de pago. Existen algunas con excelentes características aún en su versión gratuita. Cuentan con algunas limitaciones como, por ejemplo, la cantidad de contraseñas a resguardar. Aunque ese detalle no les opaca si cuentan con otras características como extensiones para aplicaciones y navegadores o conexión mediante VPN propia, entre otros beneficios.

Herramientas imprescindibles para el teletrabajo: productividad

Evitar la procrastinación, optimizar los recursos, aprovechar el tiempo y tener mejores hábitos de trabajo quizás sean detalles un poco complicados de dominar o reforzar cuando se trabaja a distancia. Sin embargo, los desarrolladores e informáticos han sabido tomar partido de la tecnología para traer a los usuarios aplicaciones, servicios y herramientas. EffiWork, Connecteam, WorkFlowMax, Trello, QActivity, Time Doctor y Tickspot permiten monitorear el tiempo, las actividades y el tiempo de duración que se le dedica a cada una. Y hacer un seguimiento para medir los niveles de productividad de cada individuo. Para, partir de ahí, reforzar y mejorar cualquier situación que pudiese estar ocurriendo y este minando nuestra productividad.

Herramientas de ofimática en equipo

Cuando se trata de compartir, revisar, editar y guardar en tiempo real los cambios realizados por una o varias personas al mismo tiempo, Google Docs y Google Spreadsheets son las herramientas ideales. Google Suite es una compilación de herramientas o productos online donde destacan Gmail, Google Calendar, Google Docs y Google Sheets. Estas últimas perfilan como las opciones favoritas para que varias personas puedan trabajar juntas sobre un mismo documento sin necesidad de encontrarse en el mismo punto geográfico.

Evidentemente, el teletrabajador debe contar con las herramientas tecnológicas necesarias para llevar a cabo tareas en modo remoto. Para cada necesidad, labor o requerimiento del proyecto existe una aplicación, un servicio o una plataforma adecuada. Para ayudarnos a que la actividad se realice de la forma más práctica posible. Así que si vas a teletrabajar es primordial identificar tus necesidades. Y hacerte con las herramientas imprescindibles para el teletrabajo y así seguro que tu rendimiento y satisfacción serán mucho mayores.