Descubre las 6 claves necesarias para tener reuniones de trabajo efectivas donde se logre una mayor productividad y mejor aprovechamiento del tiempo.

A día de hoy en cualquier profesión muchas veces estarás obligado a trabajar con otras personas y colaborar juntos para sacar objetivos adelante. Esto siempre pasa por un proceso en el que, sea al mes o semanalmente, se deben establecer una serie de encuentros para poner en común asuntos pendientes, procesos que funcionan (o no), proyectos en marcha y proyectos futuros, etc.

Sin embargo, no son pocos los que se quejan de que en más de una ocasión estos encuentros son de todo menos productivos. De hecho, a raíz de la pandemia causada por la COVID – 19, las reuniones online se convirtieron en un must y muchos alegan pérdidas de productividad y de tiempo que se podría paliar con un simple informe o un correo electrónico. 

Si ese es uno de tus problemas, te contamos ahora en Ofichairs 6 claves para no perder el tiempo y tener reuniones de trabajo efectivas que te permitan sacar adelante tus proyectos con tus compañeros.

reuniones trabajo efectivas

1er paso: determinar el objetivo de la reunión

Básicamente para cualquier aspecto de nuestras vidas es necesario tener un objetivo claro, pero en lo que a reuniones de equipo se refiere, este aspecto cobra una especial relevancia.

No sería ni la primera ni la última vez que se entra a una reunión y se acaba hablando de temas poco relevantes que acaban alargando ese encuentro más de lo conveniente. 

Por ello, designar el objetivo principal que quieres sacar reuniendo a estas personas es fundamental no solo por respeto a tu tiempo, sino también al tiempo de los demás.

Un detalle extra: comunica el objetivo de la reunión a todos los integrantes. Así sabrá todo el mundo para qué se produce ese encuentro y puede ir preparado. 

2º paso: fijar un listado con puntos del día

En caso de que la reunión sea una puesta a punto, lo mejor es trazar un listado con los puntos clave a tratar en el encuentro y no salirse de ahí. 

A muchos les ayuda también redactar un pequeño resumen junto a ese punto. Por ejemplo: si apuntas que debes hablar sobre «analítica de datos», puede ayudarte poner al lado «mostrar el informe de los últimos 6 meses del Power Point».

3er paso: establecer un timing

En técnicas de productividad como time blocking o la técnica Pomodoro, resulta esencial establecer las horas en las que vas a realizar ciertas tareas.

Aplicado a las reuniones de equipo, establecer un horario de entrada y de salida te ayudará a organizarte mejor y a que tus compañeros también puedan bloquear ese tiempo en sus agendas. 

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Es importante que este tiempo sea fijo y no se cambie bajo ningún concepto, con lo cual la puntualidad y respetar la hora de salida es crucial. Es una forma de obligar a sintetizar en base a los objetivos.

A modo de curiosidad, en el mundo de las metodologías ágiles como Scrum o Kanban, tienen muy interiorizado el proceso para tener reuniones de trabajo efectivas. Se bloquean tiempos de apenas 10 minutos para hacer puestas en común de ciertos procesos, lo que obliga a sintetizar y a establecer objetivos muy rápidamente.

4º paso: invitar a quien realmente deba estar

No es raro ver que cuando se establecen reuniones de equipo se invitan a demasiadas personas que realmente poco o nada pueden aportar salvo escuchar lo que se tenga que decir.

Esto no tiene por qué ser malo per se, pero si no es un tema que se deba debatir por el equipo al completo, suele ser más eficiente designar solo a unos pocos para que asistan al encuentro. Es una forma de ganar agilidad y no hacer perder el tiempo a los demás. 

5º paso: asegúrate de que cuentas con el material necesario

Si tienes que reunir a varias personas, asegúrate de que haya sillas de oficina para todos. Del mismo modo, si debes mostrar un informe o necesitas que los demás participen en una votación, asegúrate de que tienes todo lo necesario: proyector, portátil, cable HDMI, papel, bolígrafos, notas adhesivas, etc.

6º paso: haz siempre un resumen final

Una vez acabes la reunión, manda un correo a los asistentes con los puntos tratados en la misma, las conclusiones sacadas y, sobre todo, los siguientes pasos a seguir de cara a continuar trabajando.

Estos resúmenes son especialmente útiles no solo a modo de repaso para los asistentes, sino a modo de información para aquellos que no hayan podido acudir al encuentro o cuya asistencia no era necesaria. Todo el mundo estará informado con un solo click.

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