6 Schritte zu effektiven Arbeitstreffen

Entdecken Sie die 6 Schlüssel für effiziente Arbeitsbesprechungen, bei denen eine höhere Produktivität und eine bessere Zeitnutzung erreicht werden können.

Heutzutage ist man in jedem Beruf oft verpflichtet, mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten und gemeinsam Ziele zu erreichen. Dies ist immer mit einem Prozess verbunden, bei dem entweder monatlich oder wöchentlich eine Reihe von Meetings anberaumt werden müssen, um anstehende Probleme, funktionierende (oder nicht funktionierende) Prozesse, laufende und zukünftige Projekte usw. zu besprechen.

Nicht wenige beklagen jedoch, dass diese Treffen oftmals alles andere als produktiv sind. Im Zuge der COVID-19-Pandemie wurden Online-Meetings zu einem Muss, und viele klagen über Produktivitäts- und Zeitverluste, die durch einen einfachen Bericht oder eine E-Mail hätten vermieden werden können.

Wenn dies eines Ihrer Probleme ist, verrät Ihnen BueroStuhl365 jetzt 6 Schlüssel, um Zeitverschwendung zu vermeiden und effektive Arbeitsbesprechungen durchzuführen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Projekte gemeinsam mit Ihren Kollegen voranzubringen.

Schritt 1: Bestimmen Sie den Zweck des Meetings

Grundsätzlich ist es für jeden Aspekt unseres Lebens notwendig, ein klares Ziel zu haben. Bei Teamsitzungen ist dieser Aspekt jedoch besonders wichtig.

Es wäre nicht das erste und auch nicht das letzte Mal, dass Sie in eine Besprechung gehen und am Ende über irrelevante Themen sprechen, die die Besprechung länger machen, als sie sein sollte.

Daher ist es nicht nur aus Respekt vor Ihrer eigenen Zeit, sondern auch vor der Zeit der anderen wichtig, das Hauptziel zu benennen, das Sie mit der Zusammenführung dieser Personen erreichen wollen.

Ein zusätzliches Detail: Teilen Sie allen Mitgliedern den Zweck des Meetings mit. Dann weiß jeder, worum es bei dem Meeting geht und kann sich darauf vorbereiten.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste mit Punkten für den Tag

Handelt es sich bei dem Treffen um eine Nachbesserung, ist es am besten, eine Liste mit den wichtigsten Punkten zu erstellen, die bei dem Treffen besprochen werden sollen, und sich daran zu halten.

Viele finden es auch hilfreich, eine kurze Zusammenfassung neben jeden Punkt zu schreiben. Ein Beispiel: Wenn Sie sagen, dass Sie über „Datenanalyse" sprechen müssen, kann es hilfreich sein, daneben zu schreiben: „Den Bericht der letzten 6 Monate in einer PowerPoint-Präsentation zeigen".

Schritt 3: Festlegen eines Zeitplans

Bei Produktivitätstechniken wie der Time-Blocking- oder der Pomodoro-Technik ist es wichtig, die Zeiten festzulegen, in denen Sie bestimmte Aufgaben erledigen.

Bei Teambesprechungen hilft Ihnen die Festlegung einer Anfangs- und Endzeit, um sich besser zu organisieren. Außerdem können Ihre Kollegen diese Zeit in ihrem Terminkalender vormerken.

Es ist wichtig, dass diese Zeit feststeht und unter keinen Umständen geändert wird. Daher ist Pünktlichkeit und die Einhaltung der Startzeit entscheidend. Dies ist eine Möglichkeit, eine Synthese auf der Grundlage von Zielen zu erzwingen.

Kurioserweise sind in der Welt der agilen Methoden wie Scrum Zeitblöcke von nur 10 Minuten für den Austausch bestimmter Prozesse vorgesehen, was uns dazu zwingt, sehr schnell eine Synthese zu erstellen und Ziele festzulegen.

Schritt 4: Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich dabei sein müssen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass bei Teambesprechungen zu viele Personen eingeladen werden, die eigentlich wenig oder gar nichts beizutragen haben, außer zuzuhören, was gesagt werden muss.

Das ist nicht unbedingt etwas Schlechtes. Wenn es sich jedoch nicht um ein Thema handelt, das vom gesamten Team erörtert werden muss, ist es oft effizienter, nur einige wenige Personen zur Teilnahme an der Besprechung zu bestimmen. Es ist ein Weg, um agiler zu werden und nicht die Zeit anderer zu verschwenden.

Schritt 5: Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderliche Ausrüstung verfügen

Wenn Sie mehrere Personen zusammenbringen müssen, sorgen Sie dafür, dass für jeden ein Bürostuhl vorhanden ist. Wenn Sie einen Bericht vorführen oder andere in eine Abstimmung einbeziehen müssen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles Nötige dabeihaben: Projektor, Laptop, HDMI-Kabel, Papier, Stifte, Notizzettel usw.

Schritt 6: Erstellen Sie immer eine abschließende Zusammenfassung

Schicken Sie nach der Besprechung eine E-Mail an die Teilnehmer, in der Sie die in der Sitzung besprochenen Punkte, die Schlussfolgerungen und vor allem die nächsten Schritte für die weitere Arbeit darlegen.

Diese Zusammenfassungen sind nicht nur zur Auffrischung der Informationen für die Teilnehmer nützlich, sondern auch für diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten oder deren Anwesenheit nicht notwendig war. Jeder wird mit einem Mausklick informiert.

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