Cómo mantener ordenado el escritorio y organizado

Siempre hemos oído que es muy importante el orden. Seguro que en casa te lo han dicho muchas veces y en el trabajo o en los estudios aún más. Y es que para desarrollar una buena actividad profesional, ser competentes y cumplir con los plazos, el orden es esencial. Por eso hoy vamos a la importancia que tiene el orden y cómo conseguirlo en tu escritorio. ¡No te pierdas este artículo!

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es orden1-720x540.jpg


Mantener ordenado el escritorio nos ayudará a ser más productivos

Mantener ordenado el escritorio es esencial para la productividad. La organización del puesto de trabajo es una de las actividades que todo profesional debe desarrollar para aumentar la productividad individual y colectiva. Muchos estudios han corroborado la importancia de este hecho. Y también que la capacidad que tiene un individuo de organizar y mantener en orden su estación de trabajo proviene de su interior.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es time-2203698_1920-720x480.jpg

Es decir que si de esta persona tiene pensamientos frecuentes sobre organización, anticipación de los problemas, productividad, control del tiempo será una persona que mantenga un escritorio ordenado. Y por tanto será más eficaz y productivo. La organización es clave. Y mantener ordenado el escritorio es un primer paso muy importante en este proceso.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es blogger-336371_1920-720x480.jpg

Solamente podremos mantener en el tiempo la concentración si podemos organizar nuestra mente. De forma que podamos concentrarnos en la tarea que estamos realizando, teniendo claro el resto de tareas pendientes y cuando las realizaremos. Para ello es vital llevar un mayor control de las actividades diarias. Esto te permitirá ser más productivo, centrarte mejor en cada tema y encontrar los documentos y archivos que necesitemos en el momento correcto. ¿A qué estás esperando para hacer del orden tu consigna?


La epidemia de la distracción

Estamos viviendo una época llamado por los expertos "la epidemia de la distracción". Un equivalente psicológico a la epidemia de la obesidad en el mundo. Nuestros cerebros están siendo invadidos por un torrente continuo de estímulos e información que no nos permite estar plenamente concentrados en nuestras actividades diarias. Esta epidemia de la distracción se ha generalizado mundialmente. Y es un problema cognitivo muy serio que tiene el potencial de disminuir la productividad en las nuevas generaciones.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es finger-3033058_1920-720x480.jpg


No somos conscientes de la forma en que este proceso mental se origina. Pero sí que la mayoría de la población ha experimentado las consecuencias. Por ello es común encontrar entre los jóvenes problemas para mantener la atención, falta de concentración o pérdida constante de objetos como las llaves. Así cómo olvidarse de las tareas pendientes o de las reuniones concertadas. Todo esto tiene una clara repercusión en el rendimiento y en la calidad del trabajo que realizamos. Por ello es importante mantener ordenado el escritorio y es una buena manera de empezar a poner orden.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es coffee-1246511_960_720-720x480.jpg

Para combatir la obesidad necesitamos una estrategia definida y practicar ejercicio diariamente. Pero también tomar conciencia de los alimentos que consumimos y cómo nos afectan, para así alimentarnos de acuerdo a nuestros requerimientos específicos. Para combatir la distracción igualmente necesitamos diseñar una estrategia para combatir las causas del sobre estimulación cognitiva. Podemos empezar por mantener ordenado el escritorio para poner nuestras ideas en claro.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es social-media-3574310_1920-720x480.jpg


Para ello debemos aprender a elegir sabiamente los estímulos que recibimos y de qué medios recibimos la información. La realidad es que nuestros cerebros no están adaptados a esta era de la información. Por ello debemos tener cuidado y no saturar innecesariamente nuestra capacidad de recibir información. Es importante que intentemos recibir solamente lo que necesitamos y nos es útil y rechazar lo que necesitamos. Esto puede ser muy complicado en el mundo actual, pero debemos hacer un esfuerzo especialmente cuando estamos trabajando o estudiando.

Cómo mantener el escritorio ordenado: pasos

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es encima-mesa-720x540.jpg


Organiza tu espacio de trabajo por zonas.


Dedica un día a planificar el uso que le darás a los espacios de tu escritorio. Piensa bien de que forma te será más fácil acceder a lo que más utilizas en el día a día. Crea una zona de material y documentos importantes donde colocaras solamente aquello que utilizas y necesitas con mayor frecuencia durante el día. Que esté a mano y no te tengas que levantar ni mover excesivamente para cogerlo. Esto te evitará perder tiempo.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es laptop-3317007_1920-720x484.jpg


Dedica un pequeño espacio que sea visible para colocar las notas más importantes o relevantes al trabajo que se esté haciendo en el momento. O bien crea una carpeta en tu escritorio del pc con esa información más relevante. Utiliza el calendario para marcar los horarios y eventos, si es posible con avisos a tu móvil o al entrar en tu correo. Para que así empieces el día sabiendo qué tienes ya programado.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es silla-eco-720x487.jpg
Silla Eco

Existen distintos métodos pensados para mantener ordenado el escritorio y toda nuestra oficina. Pero algunas buenas pautas de conducta que puedes seguir son:

  • Mantener una fácil accesibilidad a los archivos, documentos e información que necesitas para terminar los trabajos que están pendientes. Ya sean documentos en papel o en tu pc. Tener los documentos bien archivados y clasificados nos evita mucho tiempo.
  • Guarda los archivos y papeles que no necesites inmediatamente en otro espacio lejos del escritorio. Dependiendo de la frecuencia de uso irán a un archivo definitivo (lo consultarás muy raramente) o a un archivo temporal ( aún puedes necesitarlo)
  • Deja por escrito las notas e ideas. Y haz un espacio visible para refrescar las ideas en el momento en que lo necesitas
  • Ten a la mano los números de teléfono o extensiones que más utilices o grabalos en tu móvil o teléfono fijo. Así será mucho más rápido pulsarlos.
  • Reduce la cantidad de papeles y material encima del escritorio.
  • Haz notas tanto digitales como escritas de las fechas de los eventos importantes.
  • Guarda por duplicado la información más importante o asegurate de haber hecho copias de seguridad.
  • Limpia tu escritorio todos los días al acabar tu jornada.
  • Dedica semanalmente un día a ordenar todo lo que ya no necesitas tener en el escritorio. Y colocarlo en un archivador o destruirlo. También revisa el material de oficina y deshazte de todo lo que te sobre. Lo ideal es hacerlo el viernes a última hora para empezar así el lunes con todo listo para una nueva semana.
La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es encima-mesa-720x540.jpg

No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy


La procrastinación es uno de los problemas más comunes que enfrentamos a la hora de ser organizados. Ya que trabajamos frecuentemente con las prioridades invertidas. El hecho de planificar, organizar el espacio de trabajo nos va a permitir ser más productivos. Pero tiene un problema, no es algo urgente, no nos van a despedir si no lo hacemos. Así que la mayoría de las personas dice si lo voy a hacer. O es algo de lo que estoy pendiente porque siento que puedo ser un mejor profesional. Lo haré mañana y ese mañana siempre va a ser postergado. Y mantener ordenado el escritorio no es prioritario en su día a día.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es office-work-1149087_960_720-720x480.jpg


Tiene mucho que ver con la era en que estamos viviendo y la epidemia de la distracción. Los continuos inputs que recibimos hacen que no nos centremos el tiempo suficiente. Estamos tan distraídos que es muy fácil entrar en un flujo de energía que nos aparte de lo que de verdad deberíamos estar haciendo profesionalmente y personalmente. Uno de los elementos claves de la procrastinación es que no somos conscientes de que actividades son las más importantes que debemos realizar todos los días.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es calendario-720x540.jpg


Dedica unas horas para planificar las actividades

Uno de los aspectos más desafiantes del trabajo moderno es manejar el alto flujo de cosas por hacer. Todas con una fecha de vencimiento cada vez más cercana. Y es que tenemos que hacer mucho más en menos tiempo, los profesionales hoy día deben tener una lista de cosas por hacer organizada. Y controlada con las fechas bien marcadas y una planificación clara de cómo conseguir el objetivo en la fecha marcada. Además de dejar un tiempo de margen por si hay algún problema o contratiempo. Pero también para mantener ordenado el escritorio como primer paso.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es portit-720x540.jpg

Las tareas deben clasificarse de forma que sea muy fácil saber qué debemos hacer en cada momento. Y sobre todo qué es lo que resulta más urgente en cada momento. Por eso al finalizar el día debemos organizar las tareas del día siguiente de forma que tengamos claro por donde empezar. Y en qué orden debemos ir realizando las tareas.

Tareas importantes y urgentes:


Las tareas así clasificadas son las que necesitan atención inmediata. Y todos los recursos de tiempo deben ser asignadas a esta. Debemos atenderlas en el momento y no postergarlas.

Importantes pero no urgentes:


Deben ser apropiadamente analizadas y colocar una fecha de vencimiento para realizarlas, frecuentemente son tareas que pueden cambiar la forma en que vivimos pero no son nunca urgentes, por ejemplo ir al nutricionista para bajar de peso.

Urgentes:

Debemos ejecutarlas con prontitud. Pero no son tan importantes como las primeras. Generalmente son tareas que no hemos ejecutado a tiempo y nos causan estrés. Anticipa los problemas y resuelve las tareas pendientes antes de que se conviertan en urgentes.


No olvides realizar las tareas que no sean importantes y no urgentes.

Sí están al final de la lista pero también se tienen que realizar. Y muchas veces son necesarias para que las demás tareas salgan adelante. Por eso revisa al final del día todo lo que has hecho y lo que ha quedado pendiente. Y sé sincero contigo mismo, ¿has perdido el tiempo o realmente has sido productivo? ¿Te han quedado muchas tareas pendientes? ¿Por qué? Esto nos ayudará a mejorar un poco cada día. O a ver sí realmente tenemos un exceso de trabajo que va haciendo que se acumulen tareas y que resulte imposible acabarlas. Dependiendo de la respuesta deberemos tomar decisiones de mejora personal o proponer mejoras a nuestro superior para que el trabajo salga adelante. A veces podemos dedicar muchas horas al trabajo pero no ser realmente efectivos. Con lo cual debemos revisar qué es lo que está pasando.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es cajonera-720x540.jpg

Ejercicios para combatir la distracción


Detenernos antes de actuar

Si sientes que no tienes el control de tu vida y te pasa a menudo que dices cosas que no querías decir y haces cosas que no querías hacer, la clave es parar. Cultiva la práctica de detenerte antes de actuar. Para controlar nuestras vidas y ser profesionales organizados necesitamos aprender a detenernos.. Y no dejarnos llevar por las emociones, pensamientos y frustraciones que también pueden ser originadas por los estímulos que consumimos a diario.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es dandelion-5178095_1920-720x405.jpg


Mantener la atención


La habilidad para mantenernos enfocados y concentrados es fundamental para el comportamiento organizado. Practicar cualquier forma de meditación 5 a 10 minutos al día es suficiente. Cada día más empresas están creando zonas de yoga o meditación en sus oficinas. Está demostrado que ayudan a mejorar la concentración, la productividad y también mejoran nuestra energía. ¡Pruébalo!

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es buddha-2109894_1920-720x548.jpg

Para convertirnos en profesionales altamente productivos debemos mantener nuestro escritorio ordenado. Pero esto no podemos hacerlo si no aprendemos a pensar organizadamente. Y si no podemos mantener los otros aspectos de nuestra vida bajo control. Todos podemos ser más productivos, controlar nuestras actividades y vencer la procrastinación. Es una elección de vida que tenemos que tomar todos los días. Un paso fundamental para alcanzar las metas personales y profesionales que nos marquemos.

Productos relacionados

Añadir un comentario

 (con http://)